Mengevaluasi tanpa Merencanakan

Suatu pertemuan “paksa”telah terjadi di suatu lembaga. Pertemuan ini sepintas adalah pertemuan evaluasi terhadap apa yang telah dicapai oleh lembaga tersebut. Si pimpinan lembaga dengan sigapnya memberikan paparan tentang apa yang telah dicapainya. Sayangnya, paparan itu tidak satu pun menyinggung apakah capaian itu adalah karena kegiatan yang telah dilakukan oleh lembaga atau tidak. Secara sepintas, pertemuan itu sangat bagus karena bermaksud untukmengevaluasi dan mawas diri. Tetapi, kalau ditelisik lebih dalam pertemuan itu tidak bermakna.

Dalam ilmu manajemen, setidaknya ada tiga fungsi  (kegiatan) yang harus dilakukan untuk mengelola suatu lembaga, baik lembaga bisnis maupun yang non bisnis. Kegiatan itu adalah kegiatan planning, organizing, dan controlling. Planning berkaitan kegiatan untuk menetapkan visi, misi, tujuan, program, kegiatan/strategi untuk mengeksekusi program, jadual kegiatan, indikator kinerja, dan biaya. Kalau planning sudah dibuat, lembaga itu akan mempunyai apa yang sering disebut sebagai rencana strategik (strategic planning). Berikutnya, planning harus disertai dengan organizing. Kegiatan ini meliputi pendistribusian beban kerja kepada seluruh komponen sumber daya manusia yang ada dalam lembaga. Dalam konteks ini, pembagian kerja “siapa melakukan apa” ditentukan dengan prinsip “the right man on the right place”. Dengan demikian, untuk setiap program akan ada person in charge yang akan mengendalikan program tersebut.

Nah, dalam kurun waktu tertentu, misalnya kuartalan atau semesteran atau tahunan, controlling wajib dilakukan. Kegiatan controlling ini akan mengevaluasi apakah pelaksanaan planning sudah  on the track atau tidak,  Dalam kegiatan controlling, indikator kinerja benar-benar dikaji sehingga ketercapaiannya bisa dianalisis. Jika indikator telah tercapai, program berarti sukses. Jika indikator belum tercapai, bukan berarti program telah gagal. Telaah mendalam mengapa indikator belum tercapai harus dilakukan, Bisa jadi, ketidaktercapaian adalah karena kegiatan belum dijadualkan tuntas pada saat controlling dilakukan atau karena ada sebab tertentu yang menghambat ketercapaian tersebut. Hal yang terpenting berkaitan dengan ketidaktercapaian adalah mencari rencana tindak lanjut untuk mengatasi ketidaktercapaian tersebut.

Dalam kuliah Pengantar Manajemen, keterkaitan ketiganya adalah penting. Sampai-sampai, ada kata-kata mutiara yang berbunyi “Planning harus diikuti dengan Controlling dan Controlling tidak mungkin dilakukan tanpa Planning”. Oleh karena itu, pertemuan evaluasi dalam rangka controlling itu tidak akan pernah bermakna jika planning tidak pernah dilakukan. Pertemuan itu akan membuang percuma uang lembaga karena pertemuan disertai dengan mamiri setidaknya, membuang-buang waktu dan tenagai semua yang hadir. Alhasil, mengevaluasi tanpa merencanakan adalah kegiatan yang sia-sia.

2 responses to this post.

  1. Posted by mia on Desember 28, 2011 at 5:34 pm

    saya pernah mendengar ungkapan yg mengatakan kalau sukses di tahap perencanaan insyaallah 50% kesuksesan di tahap pelaksanaan sudah di tangan. benarkah itu pak?

    Balas

    • mungkin saja ungakapan itu benar. saya belum pernah membaca ungkapan itu. namun, sepertinya ungkapan itu mirip dengan “people do not plan to fail, but they are fail to plan”. saya kira memang harus ada perencanaan untuk pengembangan institusi.

      Balas

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: